Julkishallinnon tietojen hallinnassa vakavia puutteita

Julkaistu 28.1.2015

LEHDISTÖTIEDOTE

Julkaisuvapaa 28.1.2015 kello 14.00

JULKISHALLINNON TIETOJEN HALLINNASSA VAKAVIA PUUTTEITA

Arkistolaitoksen ja tietosuojavaltuutetun toimiston tekemän kyselyn mukaan puolet vastanneista organisaatioista ei ole hävittänyt lainkaan tietoja tietojärjestelmistään. Valtaosa organisaatioista ei ole hakenut arkistolaitoksen päätöstä siitä, mitkä tiedot ovat niin arvokkaita, että ne tulisi säilyttää pysyvästi. Kyselystä kävi myös ilmi, että organisaatiot eivät noudata sähköisten tietojen osalta arkistonmuodostussuunnitelmiin määriteltyjä säilytysaikoja.

Arkistolaitos järjesti yhdessä tietosuojavaltuutetun toimiston kanssa loppuvuodesta 2014 viranomaisille suunnatun kyselyn, jolla selvitettiin hyvän tiedonhallintatavan toteutumista viranomaisissa. Kyselyyn vastasi 180 viranomaista, joista 59 oli valtionhallinnon organisaatioita, 106 kunnallista viranomaista ja 15 muuta organisaatiota.

Arkistolain mukaan organisaatioiden on ylläpidettävä arkistonmuodostussuunnitelmaa, jossa on määritelty niiden tehtäviin liittyvien asiakirjatietojen säilytysajat ja -tavat. Kyselyn perusteella suunnitelmiin määriteltyjä säilytysaikoja ei noudateta sähköisten asiakirjojen osalta, lisäksi suunnitelmat ovat sisällöltään vanhentuneita. Puolet vastanneista organisaatioista ei ole hävittänyt lainkaan tietoja tietojärjestelmistään. Henkilötietolaki edellyttää, että rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeeton henkilörekisteri on hävitettävä, jollei siihen talletettuja tietoja ole erikseen määrätty säilytettäviksi tai jollei rekisteriä siirretä arkistoon.

EU:ssa on valmisteilla uusi tietosuoja-asetus, joka korvannee pitkälti nykyisin voimassaolevan kansallisen henkilötietolain. Eräs uuden asetuksen keskeisistä elementeistä olisi henkilön "oikeus tulla unohdetuksi", jonka mukaan henkilöllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot hävitetyksi, kun tietojen käsittely ei ole enää tarpeellista.

Kyselyn tulosten mukaan suurimmalla osalla vastaajista tietojärjestelmä- ja rekisteriselosteet olivat ajantasaiset. Kuitenkin yli 16 prosentilta vastaajista puuttui kokonaan tietojärjestelmäselosteet ja 10 prosentilta rekisteriselosteet. Hyvästä tiedonhallintatavasta säädetään laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta sekä asetuksessa viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta. Hyvään tiedonhallintatapaan kuuluvat myös henkilötietolain ja arkistolain mukaisten velvoitteiden noudattaminen esimerkiksi rekisteriselosteiden ja arkistonmuodostus-suunnitelman ajantasaisuuden ja kattavuuden osalta.

Kyselyn mukaan hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi viranomaiset kaipaavat arkistolaitokselta ja tietosuojavaltuutetun toimistolta ohjausta ja tukea. Kyselyn tuloksia hyödynnetään toiminnan suunnittelussa.

Lisätietoja antavat tutkimusjohtaja Päivi Happonen, Arkistolaitos, puh. 029 533 7018 tai tietosuojavaltuutettu Reijo Aarnio, puh. 029 566 6730.