Sosiaaliasiamiehen asiakasrekisteri

Ratkaistava asia
Saako sosiaaliasiamies kerätä ja tallettaa asiakkaidensa henkilötietoja asiakasrekisteriin?

Kannanotto
Henkilötietojen käsittelyn tulee olla asiallisesti perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Sosiaaliasiamiehen asiakasrekisteriin voidaan kerätä ja tallettaa henkilötietoja vain sellaisista asiakkaista, joiden asian hoitaminen edellyttää henkilötietojen pyytämistä. Tällöin arkaluonteisten henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen. Useimmiten sosiaaliasiamies voinee hoitaa laissa säädettyä neuvontatehtäväänsä tai muutoin hoitaa tehtäviään ilman että asiakkaan henkilötietoja tarvitaan. Jos on kyse yleisestä neuvonnasta, jossa asiakkaan henkilötiedoilla ei ole merkitystä, ei asiakasta koskevia henkilötietoja myöskään saa tallettaa asiakasrekisteriin pelkästään tilastointitarkoituksia varten. Tällöin voidaan tallettaa vain lukumäärä- ja muita tilastollisia tietoja. Asiakkaiden ilmoittamien työntekijöiden tietoja voidaan kerätä ja tallettaa ainoastaan yhteydenottotarkoitusta varten.

Sovelletut säännökset
Henkilötietolaki: 6 §, 8.1 § 5 kohta, 9.1 §, 12 §
Erityislaki: Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 24 §